Com implantar el treball híbrid en pimes

El treball híbrid, que consisteix a acudir diversos dies a l'oficina i treballar la resta a casa, sembla que arriba per quedar-se. Això ja s'intuïa a finals del 2020, quan el 50 % era treball híbrid, segons la consultora immobiliària Jones Lang LaSalle. Juntament amb aquest model mixt, n'hi ha d'altres, com el full remote, 100 % fora de l'oficina, o el de hot desking, que a Espanya es coneix com a oficines flexibles. Com es pot fomentar aquesta conciliació en una pime?

Es calcula que prop del 22,3 % de la població activa espanyola disposa de les condicions suficients a casa per a poder teletreballar, segons Randstad amb dades de l'INE, encara que, per motius relacionats amb la COVID-19, la xifra va arribar al 30,2 % durant el confinament, segons l'Eurostat.

En aquell moment, prop del 8 % teletreballava en un entorn poc còmode: espai no ergonòmic, distraccions, falta de concentració, necessitat de socialitzar, etc. És per això que el primer pas a l'hora d'implantar el treball híbrid consisteix a fer una petita enquesta interna per saber quins treballadors volen i poden teletreballar, i quants dies.

A Espanya, el 72 % dels empleats esperava poder continuar teletreballant regularment després de la COVID-19, segons l'informe “Reimaginando la experiencia humana. Cómo adoptar las nuevas prioridades de la vida laboral y las expectativas de una fuerza de trabajo líquida”, de Jones Lang LaSalle. Encara que la majoria descarta la idea d'abandonar l'oficina del tot.

Treball híbrid: cobrir els horaris mínims

Amb els resultats d'aquesta enquesta, que no comporta gaires dificultats a l'hora de fer-la en una pime, és indispensable organitzar un horari laboral bàsic en què s'especifiqui quan farà falta un personal mínim i on. Per exemple, pot passar que en una empresa hi hagi d'haver sempre un tècnic informàtic per fer-se càrrec dels servidors, més una centraleta virtual activa en tot moment.

A partir d'aquest calendari (setmanal o mensual), es podrà començar a organitzar la plantilla. Si, seguint amb l'exemple, sempre fa falta un tècnic de TI i a l'empresa n'hi ha tres, un podria ocupar el dilluns i el dimarts, un altre el dimecres i el dijous i el tercer el divendres i el dilluns següent. Es tracta de torns rotatius setmanals que no presenten conflictes entre empleats, perquè al final entre tots cobreixen tots els dies.
La mateixa dinàmica també es pot seguir amb altres llocs, encara que sempre hi ha la possibilitat que un treballador no vulgui teletreballar i es "quedi" amb part dels torns dels companys que sí que volen fer-ho; o que un treballador no pugui teletreballar, però que vulgui fer-ho, cas en el qual es recomana que tingui algun plus compensatori.

La part més complexa d'aquesta gestió és com valorar les condicions laborals. Si un treballador que vol teletreballar aconsegueix fer-ho tres dies a la setmana, però un altre que vol fer-ho no pot pel lloc que ocupa, llavors és convenient compensar aquest tracte impossible de rebre per un altre de valor equivalent. També ho és saber comunicar els motius als empleats perquè no hi hagi greuges comparatius a futur.

L'índex de simultaneïtat

Un dels punts clau per a les pimes que vulguin adoptar un model de treball híbrid presencial-teletreball és saber dimensionar l'oficina. No té gaire sentit continuar tenint unes instal·lacions amb una taula per a cada empleat quan molts d'ells teletreballaran. És millor seguir el model d'oficina flexible, amb llocs no assignats que puguin fer servir quan facin treball presencial.

Per fer-ho, hi ha eines de càlcul que poden ajudar, com el factor de simultaneïtat. Aquesta mètrica és la mateixa que utilitzen les universitats per posar un nombre de taules a les biblioteques o les empreses de carsharing per saber quanta flota desplegar en una ubicació. Consisteix a preguntar-se quanta gent utilitzarà l'oficina alhora i sumar-hi algunes taules per cobrir pics.

Per exemple, en una pime amb 54 llocs d'oficina on la feina es fa al 100 % amb ordinadors, es podria obtenir el calendari de presencialitat següent:

• Dilluns, 31 treballadors
• Dimarts, 25 treballadors
• Dimecres, 27 treballadors
• Dijous, 26 treballadors
• Divendres, 15 treballadors

L'ocupació màxima esperada és de 31 treballadors, per la qual cosa hi ha d'haver, almenys, 31 llocs de treball. I, per no fer curt, potser un parell més, o taules corregudes en què càpiguen entre quatre i cinc treballadors, de manera que es guanyi flexibilitat. Per descomptat, això és aplicable al lloguer de taules als espais de coworking, encara que allà la flexibilitat és la base.

Equips informàtics

Pel que fa als dispositius, hi ha la possibilitat de desplaçar portàtils o tenir-los en armaris a l'oficina. De totes maneres, ergonòmicament parlant, pot ser millor tenir equips de sobretaula fixos. També convé considerar el treball virtualitzat. És a dir, treballar en aquests ordinadors, però des del núvol, de manera que des de qualsevol ordinador es pugui accedir a l'entorn virtual de qualsevol treballador.
La flexibilitat és un principi que ajudarà moltes empreses a aclarir la qüestió del treball híbrid. Es tracta d'una tendència que adoptarà un bon nombre de pimes a partir d'ara. Oferir aquesta possibilitat pot resultar clau fins i tot a l'hora d'atreure o retenir talent.