Aplicacions que revolucionen la nostra manera de treballar

En molts casos van començar com a solucions d'urgència, però moltes d'elles ja han passat a formar part del nostre dia a dia. Són aquestes eines col·laboratives que ens permeten parlar a distància amb els nostres companys de feina, organitzar els projectes comuns a distància o, fins i tot, a fer videotrucades amb els nostres familiars durant el confinament. Les vam instal·lar als nostres smartphones quan érem a casa tancats, però la majoria s'han quedat aquí perquè hem descobert com en són, d'útils.

Tot i que hi havia força empreses que ja feien servir aquestes eines abans, no hi ha dubte que la pandèmia de la COVID-19 ha acabat per estendre'n l'ús. De fet, una enquesta feta pel Banc d'Espanya a una mostra d'empreses revela que quatre de cada cinc havien augmentat el teletreball per evitar que la seva activitat es ressentís per aquesta crisi.

Com a conseqüència d'aquesta aposta pel teletreball, el nombre d'usuaris d'eines que ho fan possible s'ha disparat. És el cas d'una d'elles, Microsoft Teams, que pràcticament ha duplicat els usuaris diaris que tenia abans de la pandèmia fins a assolir els 75 milions d'usuaris arreu del món.

Les comunicacions a distància, l'organització del treball en remot o, fins i tot, l'emmagatzematge d'arxius ja no tornaran a ser el mateix per a molts treballadors a Espanya. Tot això, gràcies a unes eines col·laboratives que han passat de ser un pedaç durant una situació complicada a unes grans aliades en el seu dia a dia.

Comunicació online

El confinament va resultar ser un dinamitzador sense precedents del teletreball. Moltes empreses es van trobar que cada treballador era en una localització diferent, però les seves plantilles continuaven necessitant comunicar-se. El correu electrònic es quedava curt per a les tasques que requerien intervenció en temps real entre persones, com ara moltes de les relacionades amb la creativitat o la resolució de problemes.

És en aquest context en què es va multiplicar l'ús d'eines per fer reunions a distància, videotrucades o xats, capaços de reunir diverses persones en una única sala virtual.

Així, doncs, l'ús d'aplicacions com ara Zoom, Google Hangouts o Skype ha permès que treballadors d'arreu del món puguin mantenir el contacte amb els seus companys. La possibilitat de fer videoconferències de desenes de persones i compartir arxius, des de qualsevol lloc i a qualsevol hora, ha revolucionat el concepte de reunió gràcies a aquestes eines.

Quant a les aplicacions basades en xats, Slack ha estat una de les que s'han fet més populars. Aquesta eina permet organitzar les converses en diversos canals, per la qual cosa cada projecte, temàtica o equip de treball poden disposar del seu propi espai. A més a més, aquest sistema permet la comunicació asíncrona, perquè els missatges s'emmagatzemen. Això vol dir que no cal estar connectat en temps real per assabentar-se del que ha passat en una conversa.

Organització del treball

El desenvolupament de projectes en què intervenen diversos treballadors és un altre dels aspectes que ha experimentat canvis per a moltes empreses durant aquest any. Justament, el treball a distància ha impulsat l'ús d'algunes eines virtuals que ja es feien servir habitualment en empreses que tenien part de la plantilla en remot per gestionar i supervisar projectes.

Entre les més populars, n'hi ha algunes com ara Asana, Trello o Microsoft Teams. En el cas d'Asana, permet crear diversos espais de treball depenent del projecte, assignar tasques, enviar comentaris i establir dates límit de lliurament, a més de compartir arxius. Trello, al seu torn, organitza el treball al voltant de taulers i targetes, unes característiques molt útils a l'hora d'establir prioritats i de deixar clar qui s'encarrega de quina tasca.

Per part seva, Microsoft Teams també permet la creació d'equips i canals per a les diverses fases del projecte, establir rols i permisos, i també afegir i gestionar tasques, entre altres possibilitats. Tot això, juntament amb la possibilitat de fer videoconferències amb diversos usuaris alhora.

Compartir arxius

Treballar a distància també ha suposat un repte a l'hora de fer tasques, com ara compartir arxius i informació.

En aquest sentit, l'emmagatzematge al núvol ha esdevingut en un gran aliat per a empreses i treballadors, que gràcies a eines com ara Google Drive, WeTransfer o Dropbox han pogut compartir còmodament els seus arxius i fins i tot treballar-hi de manera simultània.

En el cas de Google Drive, permet no tan sols emmagatzemar arxius al núvol perquè uns altres usuaris els puguin baixar, sinó també que diverses persones treballin sobre documents, fulls de càlcul o presentacions sense necessitat de descarregar-se'ls als seus dispositius.

Per part seva, WeTransfer permet enviar arxius fins a sumar un total de 2 Gb. Per fer-ho, només cal pujar els arxius o les carpetes desitjades al núvol a través de l'eina online, que s'encarregarà d'enviar un correu electrònic al destinatari per avisar-lo que ja els pot baixar. Dropbox també permet transferir arxius al núvol per compartir-los amb altres companys i fins i tot crear còpies de seguretat.

Totes aquestes aplicacions són només una mostra de les múltiples eines col·laboratives que han permès que milers de treballadors puguin continuar amb la seva activitat malgrat les restriccions de moviment per la pandèmia. Una mostra més de com la tecnologia ens pot ajudar a pal·liar els efectes de les crisis.