Què és i com funciona la notaria digital

Accedir a les nostres escriptures mai no ha estat tan fàcil. Des de novembre està operatiu el servei de notaria digital, que permet fer tràmits a través d'Internet, tot simplificant processos i retallant temps.

En aquest post, t'expliquem com pots accedir a aquest servei, amb el qual podràs fer els tràmits següents:

Com accedir a la notaria digital?

Serà necessari tenir algun d'aquests certificats:

• Cl@ve PIN

• Certificats digitals d'organismes oficials

• Certificats emesos per empreses de certificació (carnets digitals de col·legis professionals)

• Certificat europeu eIDAS (serveis electrònics d'identificació, autenticació i confiança)

Amb aquesta documentació, cal accedir al Portal Notarial del Ciutadà i registrar-s'hi. Una vegada fet aquest procés, ja es pot seleccionar el tràmit que es vol efectuar.
En els tràmits, cal adjuntar la informació sol·licitada pel Portal Notarial del Ciutadà, tenint en compte que alguns tràmits poden necessitar l'establiment d'una videoconferència.

Les videoconferències permeten la signatura de documents, sempre que s'hagi habilitat l'opció prèviament, per exemple, en el cas de poders concrets, cancel·lació de garanties, actes notarials o conciliació.

Altres documents requeriran ser signats digitalment abans d'adjuntar-se per poder ser legitimats davant notari.

Quins tràmits es poden fer mitjançant notaria digital?

El principal servei és accedir a còpies electròniques d'escriptures. Però no és l'únic.

Petició de cita

El sistema permet petició de cita online a la notaria que seleccionis. D'aquesta manera, s'agilitza la reserva d'hora per al tràmit desitjat.

Poders online

La notaria digital ha habilitat la possibilitat de sol·licitar la gestió online de signatura de poders, tant específics com de representació processal. Així mateix, se'n permet la revocació o renovació. No es permet la gestió de poders preventius (quan el ciutadà perd l'habilitat d'expressar-se).

Comprovació de documentació d'hipoteques

Els notaris poden prestar assessorament als ciutadans sobre hipoteques una vegada que hagin rebut tota la documentació necessària per part de l'entitat financera amb què signaran el préstec. Aquest servei es presta de forma telemàtica.

Tanmateix, no és possible signar hipoteques online. En aquest cas, les parts han de presentar-se a la notaria, amb la petició prèvia de cita, per obtenir l'autorització del notari.

Sol·licitud de còpia d'escriptures

La digitalització de documents facilita enormement l'accés a escriptures. Per fer-ho, cal identificar-se i indicar el notari que va signar l'escriptura, així com el número de registre i les còpies desitjades.

A més, és necessari aportar la documentació que es requereixi. Aquest tràmit suposa el pagament d'una taxa. Una vegada complerts aquests requisits, les còpies sol·licitades estaran a disposició del ciutadà.

El Consell General del Notariat estima que aquest servei és un estalvi de paper i desplaçaments i que podria arribar a emetre 17 milions de còpies a l'any.

Gestió de cartes de pagament

Les cartes de pagament són un document que serveix per acreditar que s'ha rescabalat un deute, ja sigui íntegrament o en part. La seva autorització ja es pot fer telemàticament.

Cancel·lació de garanties

Aquest tràmit és pertinent una vegada que acabes de pagar una hipoteca. El primer pas continua sent el mateix: requerir a la teva entitat bancària la documentació acreditativa de la cancel·lació del préstec hipotecari. No obstant això, el pas següent ja és possible fer-lo online, aportant la documentació necessària perquè sigui validada. A continuació, se t'assignarà una data perquè subscriguis la cancel·lació, ja de manera presencial.

Actes de conciliació

Com a alternativa a la via judicial, particulars i empreses poden optar per la conciliació per a la resolució de conflictes. El document d'acord ha d'estar subscrit per un notari. Aquest tràmit ja es pot fer online.

Testaments

Amb el precedent de la COVID-19, el Consell General del Notariat ha limitat la tramitació i signatura de testaments online a contextos d'epidèmies i confinaments, per la qual cosa, de moment, no és possible fer aquest document.

Actes d'empreses

Una de les grans novetats s'aplica en l'àmbit de les societats, on s'espera que s'agilitzin tràmits per respondre a urgències o a dificultats en els desplaçaments de particulars.

Per dinamitzar la creació de noves empreses, s'ha elaborat un exemple d'escriptures i estatuts que es poden prendre per no demorar i complicar el procés. Es garanteix que, en un màxim de sis hores, s'ha d'haver registrat la nova empresa.

Altres tràmits que es poden fer a través de la notaria digital

Es permet una altra sèrie d'actes notarials com ara pòlisses mercantils, testimonis de legitimació de signatures o declaracions d'obra nova sense extinció de condomini ni adjudicació de propietat o la divisió de la propietat horitzontal.

La notaria digital dona resposta al que estableix la Llei 11/2023, de 8 de maig, de transposició de directives de la Unió Europea en matèria d'accessibilitat de determinats productes i serveis, migració de persones altament qualificades, tributària i digitalització d'actuacions notarials i registrals.

La iniciativa compta amb l'Esquema Nacional de Seguretat (ENS), un indicador de les altes mesures de seguretat. Pots consultar el Portal Notarial del Ciutadà per obtenir més informació sobre aquesta iniciativa.