Posa un full Excel a la teva vida per controlar les despeses

Hi ha moltes eines per controlar l'economia domèstica i personal, però n'hi ha ben poques de tan senzilles i versàtils com un full d'Excel

Seríem capaços de viure sense targetes de crèdit o de dèbit? Aquest mitjà de pagament, que va començar a popularitzar-se als anys vuitanta del segle passat, va revolucionar la nostra manera de comprar. Lluny d'extingir-se, aquest concepte està evolucionant cap a altres com ara el pagament per mòbil o, fins i tot, les botigues sense caixes.

Aquestes innovacions ens faciliten molt l'experiència de compra i fins i tot el control de la despesa mitjançant els extractes amb els moviments fets al nostre compte. Tanmateix, en un món en què l'efectiu es barreja amb càrrecs immediats al compte, domiciliacions i operacions de crèdit, convé dur un cert control sobre les despeses per evitar que es descontrolin i poder complir amb els nostres pressupostos.

Des d'un humil full Excel fins a l'eina més sofisticada, tenim moltes opcions al nostre abast per mantenir a ratlla les nostres despeses. Això no obstant, abans d'entrar en detalls sobre aquestes tecnologies, convé tenir en compte alguns aspectes bàsics sobre economia familiar.

Quins tipus de despeses hi ha

El millor de tot per controlar les finances familiars sempre és fer un pressupost. I és més senzill del que sembla. Bàsicament, es tracta d'un document en què anirem apuntant els ingressos i les despeses per saber quants diners dediquem a cada cosa.

Hi ha tutorials que expliquen com plantejar-ho d'una manera ben senzilla.

El que de debò ens ajudarà a controlar aquest pressupost és portar un registre freqüent de les despeses. D'aquesta manera, podrem comparar les despeses amb els ingressos i conèixer la nostra situació financera real en qualsevol moment. Si, a més a més, classifiquem les despeses com a fixes, variables necessaris i prescindibles, ens resultarà molt més senzill saber com podem ajustar-les, si fos necessari.

Control de despeses mitjançant un document Excel

Una manera molt senzilla de controlar quant gastem és fer servir un document Excel. Això sí, perquè surti bé, cal ser constants. Si aconseguim desenvolupar l'hàbit d'apuntar les despeses que fem cada dia, podrem portar un control exhaustiu molt fàcilment. I no només això, ja que també adquirirem consciència sobre cada pagament que fem. Només cal dedicar-hi cinc minuts diaris per aconseguir-ho.

A l'hora de plantejar el document Excel, primer haurem de definir les nostres despeses més habituals. Per exemple, es poden desglossar en partides sota certes categories generals, com ara Habitatge, Préstecs, Llar, Salut i cura personal, Transport i Oci. També convé preveure un apartat Altres per a les despeses que siguin més difícils de classificar. El millor de tot és etiquetar cada partida segons si es tracta d'una despesa fixa, una de necessària o una de prescindible, cosa que es pot aconseguir assignant simplement un color a cada partida segons la seva naturalesa.

Les categories generals i les seves partides corresponents les situarem a la primera columna del full. Les columnes següents les dedicarem a cada dia del mes, en què apuntarem les despeses que fem diàriament. Finalment, a les dues últimes columnes, hi sumaren els totals de cada categoria i de cada partida, i també els tres totals per etiqueta (despeses fixes, necessàries i prescindibles).

A més a més, si volem, també es pot afegir un full d'aquestes característiques per cada mes en un mateix document Excel. Això ens permetrà contrastar fàcilment els resultats amb els ingressos i controlar si complim amb el pressupost, o bé saber si cal fer-hi alguna correcció per aconseguir-ho. També ens permetrà tenir una visió global a final d'any sobre la nostra manera de gastar.

Per utilitzar aquest mètode, haurem d'incloure tota mena de pagaments al full: tant els que es fan en efectiu com els que es fan a través d'altres mitjans. Fins i tot haurem de registrar les despeses que tenim domiciliades al compte.

Aplicacions per controlar les despeses

A més de recórrer a un full Excel, en l'actualitat hi ha alguns desenvolupaments tecnològics capaços de registrar tots els nostres moviments bancaris. Aquestes solucions són ideals per a les persones que amb prou feines fan servir diners en efectiu en el seu dia a dia. I també són molt útils per als que sí que en fan ús, perquè els eviten bona part de la feina de registre de despeses per controlar els seus pressupostos.

Aquestes aplicacions acostumen a establir categories intel·ligents per a cada tipus de despesa i a permetre visualitzacions de tots ells, i també a oferir informes mensuals i alertes.

Aquest és el cas de Les meves finances, una eina desenvolupada per CaixaBank que permet controlar els moviments de totes les targetes i els comptes d'un usuari per tenir una visió global de les seves finances. Amb aquesta app es pot crear un pressupost que englobi tots els bancs dels quals l'usuari sigui client i que tingui en compte un objectiu d'estalvi.

L'aplicació organitza automàticament els moviments en fins a 43 grups de categories i permet crear etiquetes personalitzables. I no només això: com que la classificació es pot ajustar segons les preferències de l'usuari, el sistema utilitza aquesta informació per aprendre a partir dels seus moviments.

Entre altres possibilitats, un sistema d'alertes avisa de si el pressupost s'ha superat en alguna categoria o si ha arribat algun cobrament inesperat, la qual cosa resulta especialment útil per controlar que no hi hagi descoberts en els comptes o rebuts duplicats.

Les meves finances també fa un informe a final de mes que inclou informació molt útil que permet saber quants de diners s'han ingressat, quants se n'han gastat i quants se n'han estalviat. Així mateix, destaca les categories amb més despeses i fa comparatives amb anys anteriors.

Encara que el gran nombre de productes financers que avui tenim al nostre abast pugui semblar confús a l'hora de controlar els nostres diners, el cert és que la tecnologia ens facilita molt aquesta tasca. Des d'un document Excel casolà fins a una aplicació més sofisticada, mantenir controlades les nostres finances mai no havia estat tan senzill.