“La implantació de CIFRA en un centre educatiu és un exemple clar de transformació digital”

Alejandro Trigos, director de CIFRA Educación, empresa de programari per a la gestió educativa, guanyadora dels Premis EmprenedorXXI a Cantàbria

“Proposem una aplicació que permet que les famílies facin gestions amb els centres sense necessitat d'anar-hi presencialment i que disposin dels documents emesos pel centre a la nostra app”.

L'educació al centre de tot i la tecnologia al servei de la seva gestió. Així es podria definir la missió de CIFRA Educación, una empresa de programari de gestió de centres educatius amb més de quaranta mil usuaris a Espanya i amb presència a vuit comunitats autònomes. L'aplicació mòbil que proposen ofereix solucions integrals que faciliten la vida al professorat, l'alumnat, les famílies i el personal administratiu de les escoles del nostre país. Alejandro Trigos és el director d'aquesta empresa guanyadora del Premis EmprenedorXXI a Cantàbria, impulsat per CaixaBank a través de DayOne, la seva divisió especialitzada per a empreses de tecnologia, innovació i els seus inversors.

Com va sorgir la idea de crear un programari integral per a centres educatius?

Anteriorment, nosaltres ens dedicàvem a desenvolupar solucions de programari per a un altre sector. En explicar el que fèiem a familiars i amics que treballen en educació, ens van demanar solucions similars per a la seva gestió diària. Va coincidir amb un moment en què buscàvem projectes nous, així que vam estudiar el mercat, la competència i la viabilitat del projecte. Vam decidir posar-nos-hi a treballar amb l'objectiu de convertir-nos en un dels principals proveïdors de programari de gestió per al sector educatiu.

De quina manera l'ús del vostre programari pot ajudar el professorat i la direcció i administració d'un centre educatiu?

CIFRA és una eina d'ús quotidià que ajuda principalment el personal del centre a optimitzar els seus recursos i a reduir els seus costos, no només de recursos materials, sinó també de recursos humans.

A més, ofereix un servei de qualitat i transparència a les famílies, ja que disposen de tota la informació que necessiten sense necessitat d'utilitzar l'alumne com a intermediari.

Quina és la principal innovació que aporta CIFRA respecte a altres solucions de programari per a la gestió educativa?

L'ús de CIFRA agilitza la gestió del centre, ja que permet registres únics d'informació que posteriorment es poden compartir amb el personal del centre que els necessiti. Una altra de les característiques de CIFRA és que hem aconseguit eliminar el paper ─amb la reducció de costos que suposa per als nostres clients─, a més de contribuir a millorar la seva imatge pel servei que presten a les famílies a través de la nostra aplicació.

Una altra cosa que també ens distingeix d'altres solucions és la disponibilitat d'una app que funciona amb notificacions push (alertes que genera el dispositiu i avisen l'usuari que ha rebut alguna nova comunicació per part del centre).

La implantació de CIFRA en un centre educatiu és un exemple clar de transformació digital.

Quines són les principals carències que heu detectat en la gestió de centres educatius pel que fa al departament d'administració?

Ens ha cridat l'atenció l'excés de burocràcia i la ineficàcia amb què es resolen certes gestions als centres educatius. En aquest aspecte, queda un llarg camí per recórrer.

Proposem una aplicació que permet que les famílies facin gestions amb els centres sense necessitat d'anar-hi presencialment i que disposin dels documents emesos pel centre a la nostra app. Per posar un exemple, avui ja no té sentit que un centre que emet rebuts a les famílies pels serveis que presta (menjador, transport escolar, matiners…) dediqui el temps d'un administratiu a imprimir-los i enviar-los per correu postal a les famílies. O que dediqui temps a la impressió dels butlletins de notes i al seu repartiment entre els tutors acadèmics perquè aquests els acabin lliurant als alumnes i, posteriorment, els alumnes els lliurin als seus pares. Tot aquest procés de publicació dels butlletins de notes es fa a través de CIFRA d'una forma molt senzilla i directament als pares.

Quines eines proporciona CIFRA al personal del centre per superar aquestes carències?

Entre les eines que ofereix CIFRA, podem destacar el Quadern digital del professor, a través del qual aquest pot fer diferents tasques, com ara controlar l'assistència dels alumnes, avaluar-los, programar exàmens o deures i comunicar resultats acadèmics o incidències que es puguin donar a l'aula.

El professorat també disposa d'un mòdul de tutories, en què apareix tota la informació dels seus alumnes, un panell d'avaluació per a la direcció d'estudis i la direcció del centre i un mòdul d'administració o de gestió econòmica perquè la secretaria del centre pugui facturar a les famílies els diferents serveis que presta als alumnes (menjador, transport escolar, matiners, activitats extraescolars…).

Com ha estat l'evolució del vostre programari?

Comptem amb la col·laboració d'un comitè de professionals del sector de diferents perfils, que ens assessoren a l'hora de fer evolucionar el nostre programari. A més, els usuaris de CIFRA ens traslladen contínuament suggeriments de millora, que també hi anem incorporant.

Quins beneficis ofereix a l'alumnat la vostra app?

L'alumnat té a CIFRA tota la seva informació acadèmica. Entre algunes de les funcionalitats que tenen, destaquen la consulta dels seus horaris de classe, la programació d'exàmens o deures, la comunicació directa amb el seu tutor a través d'un servei de missatgeria o la disponibilitat de les seves qualificacions, tant durant el curs com al final de les avaluacions.

Quines són les novetats principals que desenvolupeu actualment?

Estem treballant en diversos projectes, entre els quals destaquen un servei de gestió integral del menjador i del transport escolar, el desenvolupament de passarel·les de pagament a través de l'aplicació o la integració d'aquesta amb aplicacions de tercers, com la GSuite de Google. En un futur molt pròxim, abordarem solucions per a la renovació de la matrícula en línia i de la botiga en línia.

Quins consells donaríeu a un emprenedor?

No és fàcil donar consells, ja que l'èxit de cada projecte depèn de diferents factors. Tanmateix, en termes generals, diria que cal ser conscient que els resultats no es veuen a curt termini i que la perseverança és fonamental per assolir l'èxit. Recomano mesurar cada decisió perquè, fins i tot així, sorgeixen imprevistos que poden posar en risc el projecte. L'anticipació i tenir plans de contingència permetran resoldre les dificultats que vagin sorgint.

Què ha representat per a CIFRA Educación guanyar els Premis EmprenedorXXI?

El Premi Emprenedor XXI és avui dia un dels guardons amb més prestigi al món de l'emprenedoria. Per a nosaltres, haver guanyat aquest premi suposa rebre el reconeixement al potencial del nostre projecte, a més de proporcionar-nos una gran visibilitat.