Consells pràctics per a reunions eficients

Les reunions entre treballadors, clients i col·laboradors són imprescindibles per al bon funcionament d'una empresa o organització: s'hi consensuen i s'hi prenen les grans decisions, s'hi fomenten les bones relacions i s'hi promou la creativitat i la innovació. No obstant això, una mala preparació i organització comporta, a vegades, reunions ineficients.

Investigadors i treballadors de l'Escola de Negocis d'Harvard i de la Universitat de Questrom van dur a terme una enquesta a executius de diferents sectors i el resultat va ser el següent: el 65% va afirmar que les reunions li impedeixen acabar la feina, mentre que el 71% les va titllar d'improductives i ineficients.

Per això, es fa imprescindible establir regles bàsiques per crear reunions eficients en què cada intervenció tingui valor i sentit. Per a Paul Axtell, conferenciant i autor de dos llibres premiats sobre eficàcia en les reunions, això passa per crear “experiències de qualitat per a cada participant”. És a dir, aconseguir que els assistents se sentin cada vegada més connectats, valorats i realitzats. Però, com ho podem aconseguir?

Axtell assenyala la importància d'estar ben preparats i mostrar empatia: “La gent associa l'atenció amb la cura. Observa, escolta, fes preguntes que convidin a la reflexió i evita les distraccions”. Així mateix, cita la importància de liderar i dirigir bé la reunió, així com administrar bé el temps i establir torns de paraula.

Sens dubte, la necessitat d'agilitzar i optimitzar les reunions es fa imprescindible en un món en què regna la comunicació i el treball en equip. Per això, la tornada de les vacances és un bon moment per posar en pràctica aquest decàleg amb 10 consells pràctics per aconseguir reunions eficients.