Cómo implantar el trabajo híbrido en pymes

El trabajo híbrido, que consiste en acudir varios días a la oficina y trabajar el resto en casa, parece que llega para quedarse. Esto era algo que ya se intuía a finales del 2020, cuando el 50 % era trabajo híbrido, según la consultora inmobiliaria Jones Lang LaSalle. Junto con este modelo mixto se escuchan otros, como el full remote, 100 % fuera de la oficina, o el de hot desking, lo que en España se conoce como oficinas flexibles. ¿Cómo se puede fomentar este tipo de conciliación en una pyme?

Se estima que cerca del 22,3 % de la población activa española dispone de las condiciones suficientes en casa como para poder teletrabajar, según Randstad con datos del INE, aunque, por motivos relacionados con la COVID-19, la cifra llegó al 30,2 % durante el confinamiento, según el Eurostat.

En esos momentos, cerca del 8 % teletrabajaba en un entorno poco cómodo: espacio no ergonómico, distracciones, falta de concentración, necesidad de socializar, etc. Es por ello que el primer paso a la hora de implantar el trabajo híbrido consiste en realizar una pequeña encuesta interna para saber qué trabajadores quieren y pueden teletrabajar, y cuántos días.

En España, el 72 % de los empleados esperaba poder seguir teletrabajando regularmente tras la COVID-19, según el informe “Reimaginando la experiencia humana. Cómo adoptar las nuevas prioridades de la vida laboral y las expectativas de una fuerza de trabajo líquida”, de Jones Lang LaSalle. Aunque la mayoría descarta la idea de abandonar la oficina del todo.

Trabajo híbrido: cubrir los horarios mínimos

Con los resultados de esta encuesta, cuya realización en una pyme no entraña mayor dificultad, es indispensable organizar un horario laboral básico en el que se especifique cuándo hará falta un personal mínimo y dónde. Por ejemplo, puede suceder que en una empresa sea necesario que haya siempre un técnico informático junto a los servidores, más una centralita virtual activa en todo momento.

A partir de este calendario (semanal o mensual), se podrá empezar a organizar la plantilla. Si, siguiendo con el ejemplo, siempre hace falta un técnico de TI y en la empresa hay tres personas con ese rol, una persona podría ocupar lunes y martes; la siguiente, miércoles y jueves, y la tercera, el viernes y el lunes siguiente. Se trata de turnos rotativos semanales que no presentan conflictos entre empleados, porque al final todos cubren todos los días.
La misma dinámica puede seguirse con otros puestos, aunque siempre existe la posibilidad de que un trabajador no quiera teletrabajar y se “quede” con parte de los turnos de los compañeros que sí quieren hacerlo; o que un trabajador no pueda teletrabajar, pero sí quiera hacerlo, en cuyo caso se recomienda que cuente con algún plus compensatorio.

La parte más compleja de esta gestión es cómo valorar las condiciones laborales. Si un trabajador que quiere teletrabajar logra hacerlo tres días a la semana, pero otro que quiere hacerlo no puede por su puesto, entonces es conveniente compensar ese trato imposible de recibir por otro de valor equivalente. También lo es saber comunicar a los empleados el porqué para que no haya agravios comparativos a futuro.

El índice de simultaneidad

Uno de los puntos clave de cara a las pymes que busquen adoptar un modelo de trabajo híbrido presencial-teletrabajo es saber dimensionar la oficina. No tiene mucho sentido seguir con unas instalaciones con una mesa para cada empleado cuando muchos de ellos teletrabajarán. Es mejor seguir el modelo de oficina flexible, con puestos no asignados que puedan usar cuando acudan.

Para ello existen herramientas de cálculo que pueden ayudar, como el factor de simultaneidad. Esta métrica es la misma que usan las universidades para poner un número de mesas en las bibliotecas o las empresas de carsharing para saber cuánta flota desplegar en una ubicación. Consiste en preguntarse cuánta gente usará la oficina a la vez y sumar algunas mesas para cubrir picos.

Por ejemplo, en una pyme con 54 puestos de oficina donde el trabajo se desarrolla al 100 % con ordenadores, se podría obtener el siguiente calendario de presencialidad:

• Lunes, 31 trabajadores
• Martes, 25 trabajadores
• Miércoles, 27 trabajadores
• Jueves, 26 trabajadores
• Viernes, 15 trabajadores

La máxima ocupación esperada es de 31 trabajadores, por lo que debe haber, por lo menos, 31 puestos de trabajo. Y, para no pillarse los dedos, quizá un par más, o mesas corridas en las que quepan entre cuatro y cinco trabajadores, de forma que se gane flexibilidad. Por supuesto, esto es aplicable al alquiler de mesas en los espacios de coworking, aunque allí la flexibilidad es la base.

Equipos informáticos

Respecto a los dispositivos, existe la posibilidad de desplazar portátiles o almacenarlos en armarios en la oficina. Sin embargo, ergonómicamente hablando, puede ser mejor contar con equipos de sobremesa fijos. También conviene considerar el trabajo virtualizado. Es decir, trabajar en esos ordenadores, pero desde la nube, de forma que desde cualquier ordenador se pueda acceder al entorno virtual de cualquier trabajador.
La flexibilidad es un principio que ayudará a muchas empresas a despejar la incógnita del trabajo híbrido. Se trata de una tendencia que adoptará un buen número de pymes a partir de ahora. Ofrecer esta posibilidad puede resultar clave incluso a la hora de atraer o retener talento.