Aplicaciones que revolucionan nuestra manera de trabajar

En muchos casos comenzaron como soluciones de urgencia, pero muchas de ellas han pasado a formar parte ya de nuestro día a día. Son esas herramientas colaborativas que nos permiten hablar a distancia con nuestros compañeros de trabajo, organizar los proyectos comunes a distancia o incluso a realizar videollamadas con nuestros familiares durante el confinamiento. Las instalamos en nuestros smartphones cuando estábamos metidos en casa, pero la mayoría se han quedado ahí porque hemos descubierto lo útiles que son.

Aunque ya había muchas empresas que utilizaban estas herramientas anteriormente, no cabe duda de que la pandemia de la COVID-19 ha acabado por extender su uso. De hecho, una encuesta realizada por el Banco de España a una muestra de empresas desvela que cuatro de cada cinco habían aumentado el teletrabajo para evitar que su actividad se resintiera por esta crisis.

Como consecuencia de esta apuesta por el teletrabajo, el número de usuarios de herramientas que lo hacen posible se ha disparado. Es el caso de una de ellas, Microsoft Teams, que prácticamente ha duplicado los usuarios diarios que tenía antes de la pandemia hasta situarse en los 75 millones en todo el mundo.

Las comunicaciones a distancia, la organización del trabajo en remoto o, incluso, el almacenaje de archivos ya no volverán a ser lo mismo para muchos trabajadores en España. Todo ello, gracias a unas herramientas colaborativas que han pasado de ser un parche durante una situación complicada a grandes aliadas en su día a día.

Comunicación online

El confinamiento resultó ser un dinamizador sin precedentes del teletrabajo. Muchas empresas se encontraron con que cada trabajador estaba en una localización distinta, pero sus plantillas seguían necesitando comunicarse. El correo electrónico se quedaba corto para las tareas que requerían intervención en tiempo real entre personas, como por ejemplo muchas de las relacionadas con la creatividad o la resolución de problemas.

Es en este contexto en el que se multiplicó la utilización de herramientas para realizar reuniones a distancia, videollamadas o chats, capaces de reunir a varias personas en una sola sala virtual.

Así, el uso de aplicaciones como Zoom, Google Hangouts o Skype ha permitido a trabajadores de todo el mundo mantener el contacto con sus compañeros. La posibilidad de realizar videoconferencias de decenas de personas y compartir archivos, desde cualquier lugar y a cualquier hora, ha revolucionado el concepto de reunión gracias a estas herramientas.

En cuanto a las aplicaciones basadas en chats, Slack ha sido una de las que más se han popularizado. Esta herramienta permite organizar las conversaciones en distintos canales, por lo que cada proyecto, temática o equipo de trabajo pueden contar con su propio espacio. Además, este sistema permite la comunicación asíncrona, porque los mensajes se almacenan. Esto quiere decir que no es necesario estar conectado en tiempo real para enterarse de lo que ha sucedido en una conversación.

Organización del trabajo

El desarrollo de proyectos en los que intervienen varios trabajadores es otro de los aspectos que ha experimentado cambios para muchas empresas a lo largo de este año. Precisamente, el trabajo a distancia ha impulsado el uso de algunas herramientas virtuales que ya se utilizaban habitualmente en empresas que contaban con parte de su plantilla en remoto para gestionar y supervisar proyectos.

Entre las más populares se encuentran algunas como Asana, Trello o Microsoft Teams. En el caso de Asana, permite crear distintos espacios de trabajo en función del proyecto, asignar tareas, enviar comentarios y establecer fechas límite de entrega, además de compartir archivos. Trello, a su vez, organiza el trabajo en torno a tableros y tarjetas, unas características muy útiles a la hora de establecer prioridades y dejar claro quién se encarga de qué tarea.

Por su parte, Microsoft Teams también permite la creación de equipos y canales para las distintas fases del proyecto, establecer roles y permisos, así como agregar y gestionar tareas, entre otras posibilidades. Todo ello, junto a la posibilidad de realizar videoconferencias con varios usuarios a la vez.

Compartir archivos

Trabajar a distancia también ha supuesto un reto a la hora de realizar tareas, tales como compartir archivos e información.

En este sentido, el almacenamiento en la nube se ha convertido en un gran aliado para empresas y trabajadores, que gracias a herramientas como Google Drive, WeTransfer o Dropbox han podido compartir cómodamente sus archivos e incluso trabajar sobre ellos de manera simultánea.

En el caso de Google Drive, permite no solo almacenar archivos en la nube para que otros usuarios se los puedan descargar, sino también que varias personas trabajen sobre documentos, hojas de cálculo o presentaciones sin necesidad de descargárselos en sus dispositivos.

Por su parte, WeTransfer permite enviar archivos hasta sumar un total de 2 Gb. Para ello, tan solo es necesario subir los archivos o carpetas deseados a la nube a través de la herramienta online, que se encargará de enviar un correo electrónico al destinatario para avisarle de que se los puede descargar. Dropbox también permite transferir archivos a la nube para compartirlos con otros compañeros e incluso crear copias de seguridad.

Todas estas aplicaciones son solo una muestra de las múltiples herramientas colaborativas que han permitido a miles de trabajadores continuar con su actividad a pesar de las restricciones de movimiento por la pandemia. Una muestra más de cómo la tecnología puede ayudarnos a paliar los efectos de las crisis.