Todo lo que debes saber sobre el registro de jornada para adaptar tu pyme

El registro de la jornada laboral no es otra cosa que un libro u hojas ordenadas cronológicamente en las que has de reflejar el horario efectivamente cumplido de todos tus trabajadores a diario.

Podemos encontrar la regulación específica al efecto en el Real Decreto Ley 8/ 2019, de 8 de marzo. La ley especifica que ha de contener, de forma comprobada, el inicio y fin de jornada de cada trabajador, pudiendo incluir los descansos e independientemente de la flexibilidad horaria que pueda existir o de la compatibilidad con la prestación laboral remota.

Este registro tiene carácter oficial y ha de mantenerse durante cuatro años, incluso tras producirse el cese en las actividades empresariales.

Los datos del registro pueden ser consultados en cualquier momento por los inspectores de Trabajo y de la Seguridad Social. Pero además deben estar a disposición permanente de los trabajadores, a los que mensualmente se les ha de trasladar un informe personalizado de sus jornadas efectivas realizadas, y de sus representantes legales. Aquí puedes echar un vistazo a algún ejemplo de modelo de plantilla.

Desde el 12 de mayo de 2019, no disponer de este registro se considera una falta grave por la que el empresario puede ser sancionado con hasta 6.250 euros. Otras infracciones e irregularidades, como pueden ser la falta de registro de un trabajador en un día concreto o similares, podrán ser consideradas infracciones leves y sancionadas con una multa de 60 a 625 euros. La acumulación de varias infracciones puede ser también considerada grave y elevar la sanción al máximo de 6.250 euros.

Qué medios son admitidos para la gestión de este registro en las pymes

La ley no establece un sistema o un listado de los mismos que pueda ser tomado como referencia para un control horario. Tampoco establece unos criterios o una estructura básica. Por ello hemos de atenernos a lo que manifiestan los tribunales al respecto como pauta de orientación.

De esta manera, hemos de considerar que cualquier medio que se muestre fiable y garantice una gestión objetiva será considerado válido a efectos de una inspección o en caso de litigio. Por tanto, no se requiere la dotación de mecanismos digitales o analógicos, admitiéndose también los medios manuales.

Así, la simple firma del trabajador en las horas de comienzo y finalización de su jornada en su hoja de trabajo o en el mismo registro, visada o confirmada por la firma o sello del responsable, será tan legítima y eficaz como la utilización de un reloj de fichas, una aplicación móvil o un sistema digital.

Sin embargo, aunque es posible la gestión manual, en la práctica es poco recomendable. Esta puede presentar irregularidades y fallos. Por ejemplo, por falta de coincidencia en la firma del trabajador y del responsable o simplemente por olvidos.

Cómo se ha de elegir el sistema de control y la organización del registro

La decisión sobre la organización y contenidos del registro se realiza en las grandes empresas mediante negociación colectiva. Sin embargo, en el caso de las pymes y los autónomos con personal laboral a su cargo, la decisión recae sobre el empresario, que habrá de consultar a los representantes legales de los trabajadores o a estos mismos.

Sea cual sea la forma elegida de registro de jornada, siempre habrá de atender a los criterios de fiabilidad, invariabilidad y objetividad. El registro supone una garantía para el trabajador al tiempo que aporta información muy valiosa y útil para que el empresario optimice los recursos humanos.