Factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales: lo que debes saber

La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya es una realidad normativa. Tras su aprobación en el Consejo de Ministros ,  el Boletín Oficial del Estado (BOE) ha publicado el Real Decreto 238/2026 que regula este sistema. 

Este reglamento define técnicamente cómo será la factura y el modelo de intercambio. Tal y como ha confirmado el Gobierno, su entrada en vigor será escalonada.

Qué hay de nuevo sobre la factura electrónica B2B obligatoria

Tras la aprobación de la Ley Crea y Crece, que establecía la obligación del uso de factura electrónica para todos los intercambios entre empresas y profesionales, faltaba su desarrollo reglamentario. 

Esto significa que quedaban pendientes de definir los aspectos prácticos de la nueva factura electrónica obligatoria, desde sus plazos de implantación a los detalles técnicos del sistema de facturación electrónica, entre otras cuestiones.

La novedad ahora es que el día 31 de marzo de 2026 se ha publicado el Real Decreto 238/2026 que desarrolla dicha Ley. En esta nueva norma se definen, entre otras cuestiones, el formato de las facturas electrónicas, las vías que podrán utilizar empresas y profesionales para intercambiarlas o la obligación de informar sobre su estado, activando así la cuenta atrás para su implantación obligatoria.

Formato de la factura electrónica obligatoria

Para empezar, el Real Decreto 238/2026 define la factura electrónica como un fichero estructurado de lectura automatizada. 

Esto significa, básicamente, que las facturas electrónicas obligatorias deberán facilitar tanto su lectura como la extracción de su contenido a todas las partes que intervengan en su intercambio.

Los ficheros estructurados se diseñan precisamente para que las máquinas los puedan leer fácilmente y sin errores, con el fin de agilizar su tratamiento. 

Así, el reglamento recién publicado establece que la factura electrónica deberá ajustarse obligatoriamente al modelo semántico de datos EN16931 y utilizar uno de los siguientes formatos: XML CEFACT/ONU, UBL, EDIFACT o Facturae.

Esto supondrá, en la práctica, que las facturas en papel o formatos como Excel y PDF (sin estructurar) pasarán a mejor vida en cuanto entre en vigor la obligación del uso de factura electrónica. 

También un impulso a la automatización de procesos y el ahorro de tiempo en las empresas. De hecho, muchas grandes compañías ya utilizan formatos estructurados para facilitar al software contable la lectura de las facturas.

Sistemas de intercambio de facturas

El nuevo reglamento establece dos vías para intercambiar facturas electrónicas B2B:

• Plataformas privadas: si se opta por esta vía, las plataformas de intercambio deberán estar interconectadas entre sí.
  
  La razón no es otra que evitar que las empresas o profesionales se vean obligados a pertenecer a la plataforma de su cliente para poder enviarle las facturas. El reglamento garantiza así la interoperabilidad gratuita entre ellas.
• Solución pública y gratuita de la AEAT: la Agencia Tributaria pone en marcha un sistema de intercambio de facturas que estará accesible para cualquier empresa o profesional que lo necesite, siendo una opción ideal para autónomos con bajo volumen de facturas.

Información sobre el estado de la factura

Otra disposición importante del nuevo reglamento es la obligación de informar sobre el estado de la factura. Esto supone que el ciclo de facturación contará con una trazabilidad completa.

Concretamente, el reglamente publicado establece que se deberá registrar electrónicamente cuándo se emite, se acepta o rechaza la factura, así como el pago de la misma. 

De esta manera, las empresas podrán controlar mejor sus cobros y pagos, mientras que la Administración podrá monitorizar el cumplimiento real de los plazos establecidos en la ley de Morosidad.

Como novedad técnica importante, el Real Decreto marca un plazo máximo de 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) para comunicar estos estados desde que se producen. Esto obligará a una gestión mucho más ágil y digitalizada de la tesorería.

Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria para empresas

Tras la publicación del reglamento, ya ha comenzado la cuenta atrás para la implementación obligatoria de las facturas electrónicas entre empresas y profesionales. 

Como ya se preveía, el Real Decreto confirma dos plazos de adaptación gradual para las empresas, en función de su volumen de facturación:

• Un año para quienes facturen más de ocho millones de euros.
• Dos años para el resto de empresas y profesionales (autónomos).

¿Cuándo comenzarán a contar estos plazos temporales? Aunque el reglamento ya está publicado, los plazos de 1 y 2 años comenzarán a computar oficialmente a partir de lapublicación de una orden ministerial de Hacienda, que es la que regulará los aspectos técnicos de la solución pública para el intercambio de facturas. Esa publicación está prevista antes del 1 de julio de 2026. 

Si se cumplen estas previsiones, los plazos de entrada en vigor de la factura electrónica B2B obligatoria serán los siguientes:

• Julio de 2027: negocios con facturación superior a ocho millones de euros.
• Julio de 2028: resto de negocios y profesionales.

En cualquier caso, habrá que prestar atención a la fecha de publicación de esa orden ministerial para conocer los plazos concretos y definitivos.

Qué tiene que ver la factura electrónica B2B con Verifactu

El Real Decreto 238/2026 recientemente publicado se refiere exclusivamente a la factura electrónica B2B (entre empresas), no a Verifactu, que cuenta con su propio desarrollo reglamentario. Lo que ocurre es que la tramitación de ambos ha coincidido en el tiempo, aunque son medidas distintas.

Mientras Verifactu nace de la Ley Antifraude para combatir el fraude fiscal en todo tipo de transacciones y establece determinadas obligaciones para los productores de software de facturación, el reglamento de factura electrónica B2B recientemente aprobado se refiere únicamente a la emisión e intercambio de este tipo de facturas entre empresas. 

Se trata de dos cuestiones distintas, reguladas por normas diferentes: la Ley Crea y Crece para la factura electrónica y la Ley Antifraude para Verifactu. 

Entre sus diferencias destaca que el uso de Verifactu por parte de empresas y autónomos es opcional. Sin embargo, la emisión de facturas electrónicas es ya obligatoria para las transacciones con la Administración y lo será también para las B2B.

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