Qué es y cómo funciona la notaría digital

Acceder a nuestras escrituras nunca fue tan fácil. Desde noviembre está operativo el servicio de notaría digital, que permite realizar trámites a través de Internet, simplificando procesos y recortando tiempos.

En este post, te explicamos cómo acceder a este servicio con el que podrás realizar los siguientes trámites:

¿Cómo acceder a la notaría digital?

Será necesario contar con alguno de estos certificados:

• Cl@ve PIN

• Certificados digitales de organismos oficiales

• Certificados emitidos por empresas de certificación (carnés digitales de colegios profesionales)

• Certificado europeo eIDAS (servicios electrónicos de identificación, autenticación y confianza)

Con esta documentación, hay que acceder al Portal Notarial del Ciudadano y registrarse. Una vez realizado este proceso, ya se puede seleccionar el trámite que se desea efectuar.

En los trámites es preciso adjuntar la información solicitada por el Portal Notarial del Ciudadano, teniendo en cuenta que algunos trámites pueden necesitar del establecimiento de una videoconferencia.

Las videoconferencias permiten la firma de documentos, siempre que se haya habilitado la opción previamente, por ejemplo, en el caso de poderes concretos, cancelación de garantías, actas notariales o conciliación.

Otros documentos requerirán ser firmados digitalmente antes de adjuntarse para poder ser legitimados ante notario.

¿Qué trámites se pueden hacer mediante notaría digital?

El principal servicio será acceder a copias electrónicas de escrituras. Pero no será el único.

Petición de cita

El sistema permite petición de cita online en la notaría que selecciones. De esta manera, se agiliza la reserva de hora para el trámite deseado.

Poderes online

La notaría digital ha habilitado la posibilidad de solicitar la gestión online de firma de poderes, tanto específicos como de representación procesal. Asimismo, se permite su revocación o renovación. No se permite la gestión de poderes preventivos (cuando el ciudadano pierde la habilidad de expresarse).

Comprobación de documentación de hipotecas

Los notarios pueden prestar asesoramiento a los ciudadanos sobre hipotecas una vez que hayan recibido toda la documentación necesaria por parte de la entidad financiera con la que van a firmar el préstamo. Este servicio se presta de forma telemática.

Sin embargo, no será posible firmar hipotecas de manera online. En este caso, las partes han de presentarse en la notaría, previa petición de cita, para obtener la autorización del notario.

Solicitud de copia de escrituras

La digitalización de documentos facilita enormemente el acceso a escrituras. Para ello, es preciso identificarse e indicar el notario que firmó la escritura, así como el número de registro y las copias deseadas.

Además, será necesario aportar la documentación que se requiera. Este trámite supone el pago de una tasa. Una vez cumplidos estos requisitos, las copias solicitadas estarán a disposición del ciudadano.

El Consejo General del Notariado estima que este servicio es un ahorro de papel y desplazamientos y que podría llegar a emitir 17 millones de copias al año.

Gestión de cartas de pago

Las cartas de pago son un documento que sirve para acreditar que se ha resarcido una deuda, ya sea en su totalidad o en parte. Su autorización se puede realizar ya telemáticamente.

Cancelación de garantías

Este trámite es pertinente una vez que acabas de pagar una hipoteca. El primer paso sigue siendo el mismo: requerir a tu entidad bancaria la documentación acreditativa de la cancelación del préstamo hipotecario. No obstante, el paso siguiente ya es posible hacerlo online, aportando la documentación necesaria para que sea validada. A continuación, se te asignará una fecha para que suscribas la cancelación, ya de manera presencial.

Actos de conciliación

Como alternativa a la vía judicial, particulares y empresas pueden optar por la conciliación para la resolución de conflictos. El documento de acuerdo ha de estar suscrito por un notario. Este trámite ya se puede realizar online.

Testamentos

Con el precedente de la COVID-19, el Consejo General del Notariado ha limitado la tramitación y firma de testamentos online a contextos de epidemias y confinamientos, por lo que, de momento, no será posible acometer este documento.

Actos de empresas

Una de las grandes novedades se aplica en el ámbito de las sociedades, donde se espera que se agilicen trámites para responder a urgencias o a dificultades en los desplazamientos de particulares.

Para dinamizar la creación de nuevas empresas, se ha elaborado un ejemplo de escrituras y estatutos que se pueden tomar para no demorar y complicar el proceso. Se garantiza que en un máximo de seis horas debe haberse registrado la nueva empresa.

Otros trámites que se pueden realizar a través de la notaría digital

Se permite otra serie de actos notariales como pólizas mercantiles, testimonios de legitimación de firmas o declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio ni adjudicación de propiedad o la división de la propiedad horizontal.

La notaría digital da respuesta a lo establecido en la Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales.

La iniciativa cuenta con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), un indicador de las altas medidas de seguridad. Puedes consultar el Portal Notarial del Ciudadano para obtener más información sobre esta iniciativa.