Pon una hoja Excel en tu vida para controlar tus gastos

Existen numerosas herramientas para controlar la economía doméstica y personal, pero pocas tan sencillas y versátiles como una hoja de Excel

¿Seríamos capaces de vivir sin tarjetas de crédito o débito? Este medio de pago, que comenzó a popularizarse en los años 80 del siglo pasado, revolucionó nuestra manera de comprar. Lejos de extinguirse, este concepto está evolucionando a otros como el pago por móvil o incluso las tiendas sin cajas.

Estas innovaciones nos facilitan mucho la experiencia de compra e incluso el control del gasto mediante los extractos con los movimientos realizados en nuestra cuenta. Sin embargo, en un mundo en el que el efectivo se mezcla con cargos inmediatos en cuenta, domiciliaciones y operaciones de crédito, conviene llevar un cierto control sobre los gastos para evitar que se descontrolen y lograr cumplir con nuestros presupuestos.

Desde una humilde hoja Excel hasta la herramienta más sofisticada, existen muchas opciones para mantener a raya nuestros gastos. Sin embargo, antes de entrar en detalles sobre estas tecnologías, conviene tener en cuenta algunos aspectos básicos sobre economía familiar.

Qué tipos de gastos existen

Lo ideal para controlar las finanzas familiares siempre es realizar un presupuesto. Es algo mucho más fácil de lo que parece. Básicamente, se trata de un documento en el que iremos apuntando nuestros ingresos y nuestros gastos para saber cuánto dinero dedicamos a cada cosa.

Existen tutoriales que explican cómo plantearlo de manera muy sencilla.

Lo que realmente nos ayudará a controlar este presupuesto es llevar un registro frecuente de nuestros gastos. De esta manera, podremos comparar los gastos con los ingresos y conocer nuestra situación financiera real en todo momento. Si además contemplamos los gastos como fijos, variables necesarios y prescindibles, nos resultará mucho más sencillo saber cómo podemos ajustarlos en caso de que sea necesario.

Control de gastos mediante un documento Excel

Una forma muy sencilla de controlar cuánto gastamos es utilizar un documento Excel. Eso sí, para que además sea exitosa, es necesario ser constantes. Si conseguimos desarrollar el hábito de apuntar los gastos que realizamos cada día, podremos llevar un control exhaustivo muy fácilmente. Y no solo eso, ya que también adquiriremos consciencia sobre cada pago que realizamos. Solo hay que dedicar cinco minutos diarios para lograrlo.

A la hora de plantear el documento Excel, primero deberemos definir nuestros gastos más habituales. Por ejemplo, se pueden desglosar en partidas bajo ciertas categorías generales, como Vivienda, Préstamos, Hogar, Salud y cuidado personal, Transporte y Ocio. También conviene prever un apartado Otros para aquellos gastos que sean más difíciles de clasificar. Lo ideal es etiquetar cada partida según si se trata de un gasto fijo, uno necesario o uno prescindible, algo que podremos lograr asignando simplemente un color a cada partida según su naturaleza.

Las categorías generales y sus correspondientes partidas las situaremos en la primera columna de la hoja. Las siguientes columnas las dedicaremos a cada día del mes y en ellas apuntaremos los gastos diarios que efectuamos. Por su parte, las dos últimas columnas las utilizaremos para sumar los totales de cada categoría y partida, así como los tres totales por etiqueta (gastos fijos, necesarios y prescindibles).

Además, si se desea, puede añadirse una hoja de estas características por cada mes en un mismo documento Excel. Ello nos permitirá contrastar fácilmente los resultados con los ingresos y controlar si cumplimos con el presupuesto, o bien saber si necesitamos realizar alguna corrección para conseguirlo. También nos permitirá obtener una visión global a final de año sobre nuestra manera de gastar.

Para utilizar este método, deberemos incluir todo tipo de pagos en la hoja: tanto los que se realizan en efectivo como los que se efectúan con otros medios. Incluso tendremos que registrar aquellos gastos que tenemos domiciliados en nuestra cuenta.

Aplicaciones para controlar los gastos

Además de recurrir a una hoja Excel, actualmente existen algunos desarrollos tecnológicos capaces de registrar todos nuestros movimientos bancarios. Estas soluciones son ideales para aquellas personas que apenas utilizan efectivo en su día a día. Y también son muy útiles para quienes sí lo usan, porque les evitan buena parte del trabajo de registro de gastos para controlar sus presupuestos.

Estas aplicaciones suelen establecer categorías inteligentes para cada tipo de gasto y permitir visualizaciones de todos ellos, así como ofrecer informes mensuales y alertas.

Este es el caso de Mis Finanzas, una herramienta desarrollada por CaixaBank que permite controlar los movimientos de todas las tarjetas y cuentas de un usuario para tener una visión global de sus finanzas. Con ella se puede crear un presupuesto que englobe todos los bancos de los que sea cliente el usuario y que contemple un objetivo de ahorro.

La aplicación organiza automáticamente los movimientos en hasta 43 grupos de categorías y permite crear etiquetas personalizables. Y no solo eso: como la clasificación se puede ajustar según las preferencias del usuario, el sistema utiliza esta información para aprender a partir de sus movimientos.

Entre otras posibilidades, un sistema de alertas avisa de si el presupuesto se ha superado en alguna categoría o si ha llegado algún cobro inesperado, lo que resulta especialmente útil para controlar que no existan descubiertos en las cuentas o recibos duplicados.

Mis Finanzas también realiza un informe a final de mes que incluye información muy útil que permite saber cuánto se ha ingresado, cuánto se ha gastado y cuánto se ha ahorrado. Asimismo, destaca las categorías con más gastos y realiza comparativas con años anteriores.

Aunque la enorme cantidad de productos financieros que hoy tenemos a nuestro alcance pueda parecer confusa a la hora de controlar nuestro dinero, lo cierto es que la tecnología nos facilita mucho esta labor. Desde un documento Excel casero hasta una aplicación más sofisticada, mantener controladas nuestras finanzas nunca fue tan sencillo.