Preguntas y respuestas sobre la factura electrónica para autónomos

¿Qué es la factura electrónica? ¿Es obligatoria ya para autónomos? ¿Cuándo lo será? ¿Qué autónomos se verán obligados a utilizarla?

Son muchas las dudas que hay entre los autónomos sobre la factura electrónica. En este artículo, trataremos de dar respuesta a algunas de las más habituales.

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica es el equivalente a una factura en papel, pero se diferencia de esta en que ha sido emitida en formato digital. Es decir, se trata de un documento que refleja información sobre una compraventa de bienes o servicios expedido y recibido por medios electrónicos. Se utiliza para dar validez fiscal y legal a la operación.

Visto así, muchos autónomos se preguntarán qué tiene de especial ahora algo que ya llevan tiempo utilizando. Efectivamente, es habitual que estos trabajadores emitan y reciban facturas en formato PDF u otros equivalentes, sin necesidad de imprimirlas.

Es más, la factura electrónica ya lleva varios años regulada e incluso es obligatoria para operaciones con el sector público.

¿Por qué se habla ahora tanto sobre la factura electrónica para autónomos?

Lo que ocurre ahora es que en los últimos años se ha aprobado una serie de normas que afectan a la facturación electrónica de empresas y autónomos con el sector privado. Las más importantes son la ley crea y crece, y la ley antifraude.

En la práctica, estas normas los obligarán a implantar la facturación electrónica en la inmensa mayoría de los casos y también a decir adiós a las facturas en formatos como PDF o Excel.

De hecho, las facturas deberán generarse en un formato estructurado para garantizar su autenticidad e integridad, entre otras cuestiones. También deberán enviarse en tiempo real a Hacienda a través del sistema Verifactu de la Agencia Tributaria.

Este es un procedimiento con el que están familiarizados muchos autónomos del País Vasco que ya emplean el sistema Ticket BAI, con un funcionamiento similar al de Verifactu.

¿Es obligatoria ya la factura electrónica para los autónomos?

Aunque existen leyes que así lo indican, los autónomos no están obligados todavía a emitir facturas electrónicas y comunicarlas en tiempo real a Hacienda. Esto es así porque aún falta normativa por aprobar, como la que establecerá los plazos de la ley crea y crece.

Eso sí, no se debe bajar la guardia. El Ministerio de Economía ya está dando los últimos retoques al reglamento que concretará esa información.

Desde la aprobación de ese reglamento, los plazos de adaptación a la facturación electrónica serán los siguientes: un año para los autónomos que facturen más de ocho millones de euros al año y dos años para quienes tengan una facturación inferior.

Tampoco conviene olvidar que el uso del sistema Verifactu, que se rige por otro reglamento que ya ha sido aprobado, será obligatorio a partir del 1 de julio de 2025.

¿Qué autónomos deberán utilizar la factura electrónica?

La ley crea y crece obligará a todas las empresas y autónomos a emitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos. Así lo indica en su artículo 12.

¿Qué significa esto? Básicamente, que cualquier autónomo o empresa, sin importar su tamaño o su facturación, deberá emitir, enviar y recibir facturas electrónicas conforme a la legislación. Sin embargo, también conlleva algunas excepciones, salvo que el futuro reglamento indique lo contrario.

¿Qué autónomos podrían estar exentos de utilizar la factura electrónica?

Profesionales que solo trabajan con clientes finales

A falta de que se apruebe el nuevo reglamento, una de las posibles excepciones serían los profesionales y pymes que solo trabajen con clientes particulares. Según la ley, no estarían obligados a utilizar la factura electrónica con ellos.

Eso sí, esos mismos profesionales y empresas también tendrán que utilizar un sistema de factura electrónica en sus relaciones con sus proveedores. ¿La razón? Que estos estarán obligados a utilizarla para vender a empresas y autónomos. Así que, al final, la gran mayoría de estos negocios también tendrán que pasarse a la facturación electrónica.

Autónomos que trabajan con clientes y proveedores extranjeros

Por otro lado, como la ley solamente se aplica a relaciones comerciales en España, los autónomos y empresas no estarán obligados a realizar facturación electrónica para operaciones con clientes o proveedores extranjeros.

Autónomos que facturan a la Administración y otros sectores

Aunque la facturación electrónica es obligatoria desde hace años para las transacciones con el sector público, existen algunas excepciones. Una de ellas es la de los autónomos que son personas físicas, que no están obligados a hacerla. La ley crea y crece no les afecta, ya que solo regula las operaciones comerciales del sector privado.

En la práctica, la mayor parte de los autónomos que están incluidos en estas posibles excepciones tendrán que utilizar un sistema de facturación electrónica porque sus proveedores o clientes sí estarán obligados a hacerlo.